Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Les délais de conservation des documents professionnels diffèrent selon leur nature, la législation en vigueur ou l’usage auquel ils sont destinés.
Cet archivage permet aux autorités compétentes d’effectuer un contrôle si nécessaire.
Documents sociaux
Sont à conserver pendant 5 ans :
- Les statuts de la société et les pièces modificatives (à partir de la radiation de la société du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS))
- Les traités de fusion et autres documents liés au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)
- Les registres de titres nominatifs, des mouvements de titres et des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (à partir de la fin de leur utilisation).
Les feuilles de présence et pouvoirs, les rapports du gérant ou du Conseil d’administration, les rapports des commissaires aux comptes doivent être conservés pendant 3 ans.
Pièces et registres comptables
Les livres et registres comptables (livre, journal, grand-livre, livre d’inventaire,…) ; les pièces justificatives comptables (bons de commande, bons de livraison, de réceptions, factures client et fournisseur,…) et les documents relatifs aux comptes annuels (bilans, comptes de résultat, annexe…) doivent être conservés 10 ans.
Documents bancaires
Les relevés de comptes ainsi que les talons de chéquiers ont une durée de conservation de 5 ans.
Documents relatifs au personnel
Sont à conserver :
- Pendant 5 ans: Bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique) ; les documents concernant les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte ; le registre unique du personnel (5 ans à partir du départ du salarié).
- Pendant 3 ans: Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires ; comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait.
- Pendant 1 an: Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.
Documents civils et commerciaux
Sont à conserver :
- Pendant 30 ans: Cession de biens immobiliers ou fonciers ; contrats d’acquisition
- Pendant 10 ans(à partir de la livraison ou de la prestation) : Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 euros)
- Pendant 5 ans: Documents relatifs à la propriété intellectuelles (dépôts de brevet, marque, dessin et modèle) (5 ans à partir de la fin de la protection) ; contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale.
- Pendant 2 ans(à partir de la résiliation du contrat) : Police d’assurance
Documents fiscaux
Sont à conserver pendant 6 ans (à partir de la dernière opération mentionnées sur les livres et/ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis :
- Impôts sur le revenu et sur les sociétés,
- Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), Bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
- Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des SARL
- Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE
- Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance)
Ce délai commence à partir :
- de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
- ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Exemple : les éléments concernant les revenus de 2014, déclarés en 2015, doivent être conservés jusqu’à fin 2020.
Attention : ce délai est porté à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, activité illicite,…)
Conservation des communications
Les conservations des courriels sont en principe de 6 mois minimum à 1 an maximum.
Les dossiers d’avocats sont à conserver 5 ans à compter de la fin du mandat